RODO wchodzi do Kodeksu Pracy

fot.: www

Ustawa z dnia z dnia 21.02.2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, wprowadziła do kodeksu pracy zmiany, związane z przetwarzaniem danych osobowych przez pracodawców. Zmiany te, związane są z kategoriami danych osobowych, które pracodawca może pozyskać, w związku z procesem poprzedzającym zawarcie umowy z pracownikiem. Udokumentowanie tych danych może nastąpić tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Jakie dane pracodawca może pozyskać?

Art. 22(1) § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.Zgodnie z nowym brzmieniem Art. 22(1) §1 pracodawca może żądać ujawnienia danych niezbędnych do prowadzenia procesu rekrutacji. Dane kontaktowe wskazuje osoba ubiegająca się o pracę. To ona wybiera czy będzie to numer telefonu, email, czy adres korespondencyjny. Pracodawca nie może zażądać danych, na które nie zgadza się przyszły pracownik. Pracownik może wybrać na przykład kontakt tylko drogą elektroniczną, co może stwarzać wiele utrudnień dla przyszłego pracodawcy. Taka procedura komplikuje cały proces rekrutacji. We wcześniejszym brzmieniu przepisu, pracodawca mógł żądać od przyszłego pracownika, danych dotyczących adresu zamieszkania. Obecnie ta regulacja dotyczy tylko zatrudnionego już pracownika. Oczywisty jest fakt, że dane dotyczące adresu przyszły pracownik sam może zawrzeć w CV, jednak to wskazanie musi nastąpić ze strony osoby rekrutującej na stanowisko. Pracodawca nie ma już podstawy prawnej do żądania podania imion rodziców, tak jak i w przypadku innych danych, które nie są niezbędna do zatrudnienia danej osoby na konkretne stanowisko. Warto wskazać, że przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę w zakresie adresu do korespondencji, numeru telefonu i poczty elektronicznej, po nawiązaniu stosunku pracy będzie wyłącznie możliwe, kiedy zatrudniony wyrazi na to zgodę w odrębnym oświadczeniu, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej na ręce pracodawcy. W innym przypadku przetwarzanie danych przez pracodawcę będzie niezgodne z literą prawa. Gromadzenie innych danych osobowych osoby rekrutującej na stanowisko lub zatrudnionego pracownika zostało uzależnione od pozyskania na to ich zgody. Przepisy nie wskazują formy, w jaki sposób zgoda powinna być udzielona. Eksperci wskazują, że najlepszą formą jest oczywiście złożenie pisemnego oświadczenia przez pracownika lub osobę jeszcze niezatrudnioną. Zgoda osoby rekrutującej na stanowisko lub pracownika nie może obejmować danych osobowych, o których mowa w art. 10 RODO, czyli danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Co z losowym badaniem trzeźwości?

O tym też przeczytasz:

[ZAKUPIONE] Samochód osobowy Jaguar F-Pace

[ZAKUPIONE] Oklejarka prostoliniowa Casadei Flexa 27A

Kontrole trzeźwości przeprowadzane były często przez firmy budowlane, produkcyjne, oraz tam gdzie bezpieczeństwo pracowników i innych osób było szczególnym priorytetem. Rutynowe kontrole trzeźwości przy użyciu alkomatu, to właściwie norma w wielu branżach. Obecnie stan prawny uległ zmianie i warto przyjrzeć się temu problemowi co jest dozwolone, a czego pracodawca nie może zrobić. RODO wprowadza zmiany w niektórych ustawach i kodeksie pracy, które niegdyś dawały podstawy prawne do przeprowadzania rutynowych kontroli trzeźwości. Na dzień dzisiejszy ustawy wprowadzają mocne ograniczenia w tej kwestii. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. do danych osobowych dotyczących zdrowia należy zaliczyć wszystkie dane o stanie zdrowia osoby, której dane dotyczą, ujawniające informacje o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznego lub psychicznego zdrowia osoby, której dane dotyczą. Informacja o zawartości alkoholu w organizmie danej osoby jest daną szczególnej kategorii. Przetwarzanie takich danych jest możliwe tylko w konkretnych okolicznościach. Wyrywkowe kontrole trzeźwości w świetle przepisów RODO i zmian w kodeksie pracy są niezgodne, zarówno z przepisami prawa pracy, jak również z przepisami o ochronie danych osobowych. Te regulacje prawne nie dają możliwości przeprowadzenia przez pracodawcę wyrywkowej kontroli trzeźwości w stosunku do losowo wybranych pracowników. Zgodnie ze zmianami w kodeksie pracy, przetwarzanie przez pracodawcę pozyskanie danych wrażliwych na podstawie zgody pracownika jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy nastąpi z inicjatywy pracownika.

Kontrola pracowników za pomocą GPS

Monitoring GPS instalowany w pojazdach często jest pomocą w ewidencjonowaniu czasu i jakości pracy pracowników. Kontrola taka pomaga pracodawcy zbierać informacje o lokalizacji swoich podwładnych tylko w godzinach pracy. Kwestia ta uregulowana jest w Kodeksie Pracy. Przepisy RODO wprowadzają kilka warunków, który każdy pracodawca przed instalacją monitoringu GPS musi spełnić. Pierwszym z nich jest obowiązek informacyjny. To najważniejszy warunek, który musi być spełniony przed instalacją takiego oprogramowania. Pracodawca musi poinformować swoich pracowników nie później niż 14 dni przed instalacją, że takie czynności będą podejmowane. Kolejnym warunkiem jest opis celu monitoringu oraz jego zakres, który przeważnie znajduje się w regulaminie pracy. Oprócz regulaminu, czy układu zbiorowego, pracodawca musi poinformować każdego pracownika indywidualnie. Podwładni powinni wiedzieć, które pojazdy objęte są monitoringiem GPS, w tym celu pracodawca powinien je odpowiednio oznaczyć. W przypadkach kiedy GPS działa non stop, pracodawca musi uzyskać zgodę od pracownika, ponieważ taki sposób kontroli może naruszać sferę prywatności. Jeśli jednak kontrola monitoringu pojazdów dotyczy tylko pełnienia obowiązków służbowych podczas czasu pracy, to taka zgoda nie jest wymagana. Instalując monitoring GPS należy pamiętać, że dostęp do informacji w nim zawartych powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione.

W powyższym artykule zawarty jest ogólny zarys najważniejszych zmian, wprowadzonych przez nowelizacje przepisów. W dalszych artykułach postaramy się przybliżyć tematy związane z innymi zaktualizowanymi normami prawa związanymi z RODO i Kodeksem Pracy.

Autorem tekstu jest Izabela Rak